Die besten Wissensdatenbank-Software-Lösungen 2024

The 12 Best Knowledge Base Software Platforms for 2022
Illustration by Lisa Engler

​​Wir alle kennen das alte Sprichwort "Wissen ist Macht". Und obwohl es wahr ist, gibt es einen Haken: Um sich die Macht des Wissens erschließen zu können, muss man zunächst einmal Zugang dazu haben.

Der Zugang zu Wissen stellt für viele Unternehmen ein Problem dar. Sie haben Informationen, die sie ihren Mitarbeitern, Kunden und der Öffentlichkeit bereitstellen möchten, verfügen aber über kein effektives Mittel, um es mit ihnen zu teilen. Glücklicherweise gibt es ein Tool, das genau dieses Problem löst: Eine Wissensdatenbank-Software.

Was ist eine Wissensdatenbank-Software?

Eine Wissensdatenbank-Software, die auch als Help-Center-Software bezeichnet wird, ist ein Tool, mit dem Sie ein Self-Service-Portal für eine bestimmte Zielgruppe erstellen, organisieren und verwalten können. Mit einer Wissensdatenbank können Sie Ihren Kunden hilfreiche Inhalte zur Verfügung stellen, sodass sie selbständig Informationen finden können, ohne sich an andere Mitarbeiter oder den Kundendienst wenden zu müssen.

Wissensdatenbanken, die von Unternehmen erstellt werden, enthalten in der Regel häufig gestellte Fragen (FAQs), Video-Tutorials und Anleitungen. Es ist auch nicht ungewöhnlich, dass Privatpersonen Wissensdatenbanken für den persönlichen Gebrauch erstellen. Eine persönliche Wissensdatenbank kann Dinge wie Notizen, Recherchen für ein Projekt, Tagebucheinträge usw. enthalten.

Die 12 besten Wissensdatenbank-Software-Lösungen

Egal, ob Sie ein Hilfecenter oder ein Wiki erstellen möchten oder einfach nur nach einer Möglichkeit suchen, Ihre Arbeitsnotizen zu organisieren – hier sind 12 Wissensdatenbank-Software-Plattformen, die Sie sich ansehen sollten.

  1. Help Scout

  2. Guru

  3. Document360

  4. Obsidian

  5. HelpJuice

  6. Zendesk

  7. BookStack

  8. inSided

  9. Notion

  10. Confluence

  11. Bloomfire

  12. MediaWiki

1. Help Scout

Die beste Lösung für eine Kombination aus Helpdesk-Software und Wissensdatenbank-Software.

Help Scout ist eine umfassende Kundenservice-Software, die gleichzeitig auch Docs, unsere Wissensdatenbank-Software beinhaltet. Docs ist eine flexible, einfach zu bedienende Wissensdatenbank-Software, mit der Sie innerhalb weniger Minuten mit einem Texteditor ansprechende Einträge in die Wissensdatenbank erstellen können. Der Texteditor bietet zahlreiche Formatierungsoptionen sowohl in WYSIWYG als auch in HTML.

Damit Sie die Inhalte Ihrer Beiträge ansprechender gestalten können, lassen sich Bilder und Videos schnell hochladen. Sie erhalten außerdem Zugang zu Beacon. Mit Beacon können Sie ein Chat-Widget auf einer beliebigen Seite Ihrer Website oder App einbetten, sodass die Nutzer direkt auf Ihre Wissensdatenbank zugreifen können, ohne die Seite, auf der sie sich gerade befinden, verlassen zu müssen.

Zudem lässt sich Docs nahtlos in unseren gemeinsamen Posteingang integrieren. Agenten können auf diese Weise in E-Mail-Konversationen mit Kunden Links zu Inhalten der Wissensdatenbank teilen, ohne sie kopieren und einfügen zu müssen. Auf diese Weise werden die Antwortzeiten verkürzt und der Aufwand reduziert.

Darüber hinaus ist Docs suchmaschinenfreundlich ausgerichtet (SEO), sodass Ihr Team problemlos Inhalte erstellen kann, die in den Google-Suchergebnissen ein hohes Ranking erzielen. So können Ihre Kunden die benötigten Antworten finden, wo immer sie auch suchen.

Das Beste daran ist, dass Sie nach Ihrer Registrierung bei Help Scout Zugang zur gesamten Kundenservice-Plattform erhalten – zum gleichen Preis der meisten eigenständigen Wissensdatenbanken und oftmals sogar noch günstiger.

Preis: Kostenlose Testversion verfügbar. Die monatlichen Kosten beginnen bei 20 $ pro Nutzer.

2. Guru

Die beste interne Wissensdatenbank-Software.

Product Screenshot: Guru

Guru ist ein internes Wiki und eine Wissensmanagement-Software, mit der Sie alle Informationen Ihres Unternehmens an einem Ort speichern können. Ganz egal, ob es sich um Battle Cards für Ihr Vertriebsteam oder um Produkt-Roadmaps für die Techniker handelt – in Guru können Sie alles speichern.

Die Software bietet eine Browsererweiterung, mit der Benutzer Informationen einfach erfassen und speichern können, ohne zwischen Fenstern oder Anwendungen wechseln zu müssen. Die Software ist zudem mit Slack verknüpft, sodass Sie Artikel erstellen, vorhandene Informationen auffinden oder freigeben und Echtzeitbenachrichtigungen versenden können, wenn Inhalte überprüft werden müssen oder veraltet sind.

Preis: Kostenlose Testversion und verschiedene Tarife verfügbar. Die Kosten beginnen bei 5 $ pro Nutzer pro Monat.

3. Document360

Die beste kostenlose Wissensdatenbank-Software.

Wenn Sie auf der Suche nach einer eigenständigen Wissensdatenbank-Software sind, könnte Document360 eine gute Wahl sein. Die Software verfügt neben einer Suchfunktion über eine benutzerfreundliche Oberfläche und bietet die Möglichkeit, Texte mit einem Markdown- oder WYSIWYG-Editor zu verfassen. Darüber hinaus können Sie mit dem Tool sowohl interne als auch externe Wissensdatenbanken erstellen.

Die Plattform bietet ein kostenloses Paket an, das für kleine Unternehmen, die eine öffentlich zugängliche Wissensdatenbank erstellen möchten, ein guter Ausgangspunkt sein könnte. Das Paket umfasst fünf Teamkonten (Benutzerplätze), 1 GB Speicherplatz und 50 Artikel und ermöglicht es Ihrem Team, eine Document360-Domain für Ihre Wissensdatenbank-Website zu erstellen. Ein Nachteil des kostenlosen Pakets ist jedoch, dass es nur öffentliche Wissensdatenbanken unterstützt – wer eine interne Wissensdatenbank-Lösung sucht, muss sich nach den kostenpflichtigen Paketen der Software umsehen. 

Preis: Kostenlose Testversion und Abonnements verfügbar. Kostenpflichtige Abos beginnen bei 99 $ pro Monat und pro Projekt (einschließlich fünf Teamkonten).

4. Obsidian

Die beste Wissensdatenbank-Software für die private Nutzung.

Product Screenshot: Obsidian

Obsidian ist eine Wissensdatenbank-Lösung, die sich hervorragend für den persönlichen Gebrauch eignet. Während die meisten der hier aufgelisteten Optionen cloudbasiert sind, speichert das Obsidian Personal-Abo alle Ihre Daten lokal auf Ihrem Gerät. Die Dateien sind in Markdown geschrieben, was das Lesen und Bearbeiten der Quelldateien erleichtert. Ihre Inhalte sind auch offline zugänglich, sodass Sie auch dann arbeiten können, wenn Ihre Internetverbindung schwach ist.

Für diejenigen, die lieber geräteübergreifend auf ihre Notizen zugreifen oder bestimmte Artikel veröffentlichen möchten, bietet Obsidian die Add-Ons Sync und Publish. Diese Funktionen erfordern einen Cloud-basierten Datenzugang und sind mit einer monatlichen Gebühr verbunden.

Das Personal-Abo von Obsidian ist für nicht-kommerzielle Nutzer kostenlos. User, die die Entwicklung der Software unterstützen möchten, können eine einmalige Zahlung in Höhe von 25 $ leisten, um frühen Zugang zu neuen Builds zu erhalten. Für Unternehmen mit zwei oder mehr Mitarbeitern sind auch kommerzielle Lizenzen erhältlich.

Preis: Kostenlose Testversion und Abonnements verfügbar. Kostenpflichtige Abos beginnen bei 50 $ pro Nutzer pro Jahr.

5. HelpJuice

Die beste eigenständige Self-Service-Wissensdatenbank-Software.

Product screenshot: HelpJuice

HelpJuice ist eine eigenständige Wissensdatenbank-Software, die den Fokus auf Design- und Kollaborationstools legt. Mit dem Editor können Sie Schriftarten, Layouts und Farben bearbeiten, um sie an die Corporate Identity Ihrer Marke anzupassen. Der Editor ermöglicht es Autoren auch, Dateien und Bilder in Artikelentwürfe zu ziehen und abzulegen sowie aus Word-Dokumenten zu kopieren, ohne die Formatierung zu verlieren.

Eine weitere interessante Funktion des Editors ist die Möglichkeit, je nach Eingabe des Lesers verschiedene Schritte zur Problembehandlung im selben Artikel anzuzeigen. Wenn zum Beispiel eine Person wissen möchte, wie ein Problem auf ihrem PC oder Mac gelöst werden kann, kann HelpJuice die benötigten Informationen liefern, die Sie im Voraus separat in die Datenbank eingefügt haben.

Erwähnenswert sind auch die Kollaborationsfunktionen von HelpJuice, die es Teammitgliedern ermöglichen, gemeinsam an Artikelentwürfen zu arbeiten und während des gesamten Entwurfsprozesses Kommentare zu hinterlassen. Zu guter Letzt verfügt die Software auch eine Versionskontrolle und bietet eine Reihe von Integrationen, was sie zu einer guten Wahl sowohl für die interne als auch die externe Anwendung macht.

Preis: Kostenlose Testversion verfügbar. Abos beginnen bei 120 $ pro Monat (für bis zu vier Benutzer).

6. Zendesk

Die beste Wissensdatenbank-Software für Großkonzerne.

Product Screenshot: Zendesk Guide

Zendesk ist eine Helpdesk-Software, die ein Wissensdatenbank-Tool namens Zendesk Guide enthält. Guide verfügt über viele praktische Funktionen: Einen WYSIWYG-Editor, eine Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche zur Strukturierung Ihres Help Centers, die Möglichkeit, Inhalte für interne und externe Zielgruppen zu erstellen, ein Web-Widget für die Anzeige von Artikeln in der App oder auf Ihrer Website sowie Analysefunktionen, die Ihnen zeigen, welche Beiträge am häufigsten aufgerufen werden und wo möglicherweise Lücken in der Wissensdatenbank bestehen.

Während die Einrichtung und Nutzung von Zendesk Guide einfach ist, hat das Tool auch Nachteile. Die Benutzeroberfläche ist anpassbar, aber die Anzahl der kostenlosen Themenfelder für das Help Center ist äußerst begrenzt. Zusätzliche Themenfelder sind im Zendesk Marketplace erhältlich, deren Preise allerdings recht hoch sein können. Ein weiterer Bereich, in dem Guide nicht mithalten kann, ist die Versionsverwaltung – nur die höherwertigen Zendesk Suite-Abos bieten diese Funktion, was es schwierig machen kann, Artikelaktualisierungen zu veröffentlichen, die mit Produkt- oder Serviceveröffentlichungen zusammenfallen.

Preis: Kostenlose Testversion verfügbar. Abos mit Zendesk Guide beginnen bei 49 $ pro Agent und Monat.

7. BookStack

Die beste Open-Source-Wissensdatenbank-Software.

Product Screenshot: BookStack

BookStack ist eine kostenlose, Open-Source, selbst gehostete Wissensdatenbank-basierte Plattform. Sie verfügt über eine einfache Benutzeroberfläche und lässt Benutzern die Wahl zwischen einem WYSIWYG- oder einem Markdown-Editor.

Um Ihre Informationen zu organisieren, können Sie diese in drei farblich gekennzeichnete Gruppen einteilen: Bücher (“Books”), Kapitel (“Chapter”) und Seiten (“Pages”). Bücher stellen in dieser Hierarchie die Hauptkategorien dar, Kapitel bilden die Unterkategorien und Seiten die einzelnen Artikel. Sobald Sie mehrere "Books" haben, können Sie diese in Bücherregalen organisieren.

Die Inhalte von BookStack sind vollständig durchsuchbar, darüber hinaus verfügt die Plattform über leistungsstarke Funktionen wie eine mehrsprachige Schnittstelle, Dunkel- und Hellmodi, Rollenberechtigungen und eine Integration mit diagrams.net, die das Hinzufügen von Diagrammen in Ihre Dokumente erleichtert.

Preis: Kostenlos

8. inSided

Die beste Wissensdatenbank-Software für den Aufbau von Community-Foren.

inSided ist eine Community-Plattform, die es Ihren Kunden ermöglicht, miteinander in Kontakt zu treten. Der Zugang zu einem Community-Forum kann helfen, eingehende Anfragen an Ihr Team zu reduzieren. Darüber hinaus haben Kunden so einen weiteren Kanal, auf den sie zugreifen können, wenn sie Fragen haben.

Mit inSided können Sie eine Standard-Wissensdatenbank aufbauen und On-Page- und In-App-Support über ein einbettbares Widget anbieten. Die Plattform bietet auch Tools zur Sammlung von Produktfeedback und zur Förderung der Kundenkommunikation, um die Bedürfnisse und Wünsche Ihrer Nutzer besser verstehen zu können.

Preis: Preis auf Anfrage.

9. Notion

Das beste Wissensmanagementsystem für SaaS-Unternehmen.

Product Screenshot: Notion

Notion ist einer der Marktführer für interne Wissensdatenbanken. Das liegt insbesondere an der Flexibilität des Tools: Sie können Kanban-Boards, Checklisten und Textdokumente erstellen. Außerdem können Sie anderen Benutzern Aufgaben zuweisen und Fälligkeitstermine für Aufgaben festlegen. Im Grunde handelt es sich um ein internes Wiki und Projektmanagement-Tool in einem.

Notion bietet eine kostenlose Version an, die jedoch nur für den persönlichen Gebrauch bestimmt ist. Wenn Sie mit mehreren Personen zusammenarbeiten möchten (wo der Wert der Software wirklich zum Tragen kommt), müssen Sie auf das Plus-, Business- oder Enterprise-Abo umsteigen.

Preis: Kostenlose Testversion und Abonnements verfügbar. Kostenpflichtige Abos beginnen bei 8 $/Benutzer pro Monat.

10. Confluence

Die beste Wissensdatenbank-Lösung für Unternehmen, die Jira verwenden.

Product Screenshot: Confluence

Confluence ist Notion in Bezug auf das Aussehen und die Funktion sehr ähnlich. Die Plattform ist auf die interne Nutzung und das Projektmanagement ausgerichtet und verfügt über eine umfangreiche Bibliothek von Seitenvorlagen, die einen schnellen Start ermöglichen.

Sie können auch Teambereiche erstellen, die die Organisation erleichtern sowie Berechtigungen für verschiedene Artikel festlegen. Confluence lässt sich nahtlos in andere Atlassian-Produkte integrieren und ist daher eine hervorragende Wahl für Teams, die bereits Anwendungen wie Jira und Trello verwenden.

Preis: Kostenlose Testversion und Abonnements verfügbar. Kostenpflichtige Abos beginnen bei 5,75 $ pro Benutzer pro Monat..

11. Bloomfire

Die beste Wissensdatenbank-Plattform für Unternehmen, die lieber Videoinhalte erstellen.

Bloomfire ist eine interne Plattform, die entwickelt wurde, um Mitarbeitern dabei zu helfen, schnell die benötigten Informationen zu finden. Die Software bietet ein einzigartiges Feature: eine KI-gestützte Suchmaschine, die Videos transkribieren kann.

Sie können auch benutzerdefinierte Fragen und Antworten erstellen und beides in durchsuchbare Inhalte umwandeln, die von anderen Nutzern geliked und geteilt werden können, ähnlich wie auf sozialen Netzwerken.

Die Bloomfire-Abonnements starten bei einer Nutzerzahl von 50, womit die Software möglicherweise nicht die beste Wahl für kleinere Unternehmen ist.

Preis: Preis auf Anfrage.

12. MediaWiki

Die beste selbst gehostete Wissensdatenbank-Software.

MediaWiki wird den meisten bekannt vorkommen, da die Datenbank-Software die Grundlage des bekanntesten Wikis im Internet bildet: Wikipedia. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich und einfach zu verstehen und zu navigieren. Die Inhalte sind in Wikitext-Format geschrieben, sodass Benutzer die Inhalte ohne HTML- oder CSS-Kenntnisse bearbeiten können.

Eine Sache, die es bei MediaWiki zu beachten gibt, ist, dass die Software für offene Inhalte entwickelt wurde. Wenn einige Ihrer Inhalte geschützt werden müssen, ist diese Software also keine gute Wahl. Da MediaWiki für Websites mit hohem Besucheraufkommen konzipiert wurde, eignet sie sich nicht sehr gut für kleinere Websites, bei denen Festplatten- oder Speicherplatz ein Problem darstellen.

Preis: Kostenlos

Welche Arten von Wissensdatenbanken-Softwares gibt es?

Es gibt zwei verschiedene Arten von Wissensdatenbanken: interne und externe. Um auf die Informationen einer internen Wissensdatenbank zugreifen zu können, werden Anmeldedaten benötigt, während externe Wissensdatenbanken für die Öffentlichkeit geschrieben werden. 

Abgesehen davon, wer auf die Informationen zugreifen kann, sind interne und externe Wissensdatenbanken für jeweils unterschiedliche Anwendungsfälle bestimmt:

  • Interne Wissensdatenbanken sind nur für Mitarbeiter oder andere Personen innerhalb eines Unternehmens zugänglich. In der Regel enthalten sie Informationen wie Mitarbeiterhandbücher, Organigramme, Unternehmensverzeichnisse, Betriebsverfahren und interne Dokumentationen zu Produkten und Dienstleistungen.

  • Externe Wissensdatenbanken sind sowohl für Kunden als auch für die breite Öffentlichkeit bestimmt. Sie können Antworten auf häufig gestellte Fragen, Firmenkontaktinformationen und Schritte zur Fehlerbehebung für Produkte enthalten.

Wissensdatenbanken unterscheiden sich auch darin, wie der Inhalt erstellt, angezeigt und gepflegt wird. Manche Wissensdatenbanken sind für die kollaborative Zusammenarbeit bestimmt, während andere eher für eine einseitige Informationsweitergabe ausgelegt sind.

Hier sind einige Beispiele für Wissensdatenbanken:

  • Gemeinsame Dateisammlung: Während die meisten Menschen an etwas Formelleres denken, ist es möglich, eine Reihe von Dateien (z. B. Word oder Google Docs) in eine Wissensdatenbank einzupflegen, die mit denjenigen geteilt werden, die Zugang benötigen.

  • Intranet: Ein Intranet ist ein privates, gesichertes Netzwerk, auf das nur die Mitglieder eines Unternehmens zugreifen können. Intranet-Softwares werden oft von Unternehmen für den Informationsaustausch, die Kommunikation und die Zusammenarbeit mit Mitarbeitern verwendet.

  • FAQ-Seiten: Eine FAQ-Seite ist eine Webseite, die Antworten enthält, die einem Unternehmen häufig gestellt werden.

  • Hilfecenter: Ein Hilfecenter ist eine Website, die als Drehscheibe zur Übermittlung der vom Unternehmen gespeicherten Informationen dient. Es kann in der Regel durchsucht werden und verfügt oft über Content-Management- und Reporting-Funktionalitäten. Ein Hilfecenter kann als interne oder externe Wissensdatenbank genutzt werden, abhängig von der Benutzerrolle und den von der Software zur Verfügung gestellten Berechtigungen. 

  • Wiki: Ein Wiki ist eine Online-Wissensdatenbank, die von ihren Benutzern gemeinsam erstellt und gepflegt wird. Obwohl es je nach Plattform verschiedene Rollen und Berechtigungen geben kann, kann in den meisten Wikis jeder Benutzer Inhalte hinzufügen, bearbeiten oder löschen.

Wissensdatenbankdaten können sich auch in der Speicherung der Informationen unterscheiden. Eine Wissensdatenbank-Software kann entweder selbst gehostet oder als Software as a Service (SaaS)-Lösung angeboten werden. 

  • Selbst gehostet: Bei einer selbst gehosteten Wissensdatenbank erwirbt ein Unternehmen entweder eine Softwarelizenz oder verwendet eine kostenlose Open-Source-Software, um eine Wissensdatenbank auf dem eigenen Server (manchmal auch als "On-Premise" bezeichnet) oder in einer privaten, cloudbasierten Umgebung (z. B. Amazon Web Services usw.) einzurichten. Eine selbst gehostete Software eignet sich hervorragend für Unternehmen, die ihre Daten eng unter Kontrolle behalten müssen. Sie erfordert aber auch mehr Wartung und technisches Fachwissen.

  • Software as a Service (SaaS): Viele Wissensdatenbank-Softwares sind SaaS-Produkte, d. h. ein Unternehmen erstellt und hostet die Software und stellt sie den Benutzern über das Internet zur Verfügung, in der Regel im Rahmen eines Abonnements. Bei einer SaaS-Software haben die Benutzer nicht so viel Kontrolle über ihre Daten, dafür bietet sie aber andere Vorteile, wie z. B. eine erhöhte Zugänglichkeit.

So wählt man die richtige Wissensdatenbank-Software aus

Welche Wissensdatenbank-Software ist die beste? Das hängt von der Softwareumgebung ab, in der Sie arbeiten, von den Funktionen, die Sie benötigen (oder wünschen), und von den Ressourcen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Hier sind einige wichtige Fragen, die Ihnen helfen, die Auswahl einzugrenzen:

  • Benötigen Sie nur eine oder benötigen Sie mehrere separate Wissensdatenbanken? Wie handhabt das Tool mehrere Wissensdatenbanken?

  • Wie viele Personen werden Inhalte erstellen oder aktualisieren?

  • Kann die Wissensdatenbank-Software Inhalte in der App anzeigen? Oder müssen sich die Kunden zu einer anderen Seite durchklicken?

  • Kann das Design der Wissensdatenbank-Seiten angepasst werden, und welche Fähigkeiten werden dafür benötigt?

  • Wie funktioniert die Suchfunktion?

  • Welche Reporting-Möglichkeiten bietet die Wissensdatenbank-Software?

Nachdem Sie eine engere Auswahl getroffen haben, sollten Sie einige Zeit damit verbringen, die Wissensdatenbank des Anbieters zu testen. Wenden Sie sich zudem an das Support-Team, um nähere Informationen über die Funktionen und Nutzungsweise der Software zu erhalten – schließlich kennen sie sich die Mitarbeiter eines Software-Anbieters am besten mit dem Produkt aus!

Hier sind einige weitere Punkte, die Sie beachten sollten.

Preis-Leistungs-Verhältnis

Um das Angebot eines Anbieters besser einschätzen zu können, sollten Sie sich fragen, ob die Software ihren Preis wert ist. 

Ein Beispiel: 300 Dollar mögen ein hoher Preis für eine Hose sein, doch was wäre, wenn Sie die Garantie erhalten, dass sie Ihnen perfekt passt und lebenslang bei Bedarf ersetzt wird? Dann klingen 300 Dollar plötzlich gar nicht mehr so schlecht.

Bei der Wissensdatenbank-Software kann der Vergleich der Tools hinsichtlich ihres Wertes statt der Kosten Klarheit verschaffen. Zwei verschiedene Softwares können zum Beispiel gleich viel kosten, wenn jedoch eine von ihnen nicht nur als Wissensdatenbank fungiert, sondern auch Zugang zu anderen Tools bietet, ist sie wahrscheinlich viel wertvoller und damit die bessere Wahl.

Flexibilität

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Flexibilität zu betrachten.

Zum einen kann es eine Rolle spielen, wie viele verschiedene Funktionen ein Tool bietet. Bei einer Wissensdatenbank-Software kann entscheidend sein, ob sie sowohl für interne als auch für externe Wissensdatenbanken geeignet ist. Wie gut sich andere Tools in die Wissensdatenbanken integrieren lassen, kann ebenfalls relevant sein.

Zum anderen kann es einen Unterschied machen, ob ein Tool über die Zeit mit Ihnen und Ihren Bedürfnissen mitwachsen kann. Wählen Sie eine Lösung, die Ihren gegenwärtigen Anforderungen entspricht und auch in der Lage ist, zukünftige Bedürfnisse abzudecken, sodass Sie sich nicht in absehbarer Zeit erneut ein neues System anschaffen müssen.

Benutzerfreundlichkeit

Die Wahrheit ist: Wenn eine Software schwer zu bedienen ist, wird sie niemand benutzen. Das gilt sowohl für die interne als auch für die externe Nutzung.

Bei einer Wissensdatenbank-Software müssen Sie sowohl die Nutzererfahrung mit der Erstellung und Pflege von Inhalten als auch mit dem Auffinden und Interagieren mit den Inhalten berücksichtigen.

Der einzige Weg, um wirklich zu wissen, wie einfach oder schwierig die Nutzung einer Software ist, ist, sie tatsächlich zu benutzen. Nachdem Sie eine engere Auswahl getroffen haben, sollten Sie die verschiedenen Softwares testen. Wenn Sie praktische Erfahrungen mit einem Produkt sammeln, erhalten Sie weitaus mehr Einblicke, als eine Demo je bieten könnte.

Sie sollten auch nach Beispielen von Wissensdatenbanken fragen, die mit der Software des Anbieters erstellt wurden. Auf diese Weise können Sie sich ein besseres Bild davon machen, wie ein Kunde mit dem Produkt interagieren würde.

Die richtige Software-Lösung finden

Die Investition in ein neues Tool ist immer eine wichtige Entscheidung. Sie kostet Zeit, Geld und Energie, und der Druck, es richtig zu machen, ist groß. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Bedürfnisse und Ziele im Voraus definieren. Bleiben Sie jedoch flexibel, da sich Ihre Anforderungen verändern können, je mehr Sie über die verschiedenen Produkte erfahren.

Seien Sie bei der Produktwahl kritisch, holen Sie sich das Feedback anderer ein und nehmen Sie sich Zeit. Eine Entscheidung zu treffen, kann sich manchmal überwältigend anfühlen, aber solange Sie einen soliden Plan haben, werden Sie bestimmt die richtige Wahl treffen werden.

Wussten Sie, dass es diesen Leitfaden auch auf Französisch gibt?

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Jesse Short
Jesse Short

After spending a few years working as a support agent, Jesse made the switch to writing full-time. He is a Help Scout alum, where he worked to help improve the agent and customer experience.

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