11 Gemeinsame Posteingangssoftwareoptionen

Wenn Ihr Unternehmen wie die meisten ist, verbringt Ihr Team wahrscheinlich viel Zeit damit, E-Mails zu beantworten. Tatsächlich wird geschätzt, dass jede Person durchschnittlich 127 Geschäfts-E-Mails pro Tag sendet und erhält. Auch wenn diese Zahl groß erscheint, verfügen die meisten E-Mail-Clients über Funktionen wie Labels und Filter, die Ihnen helfen können, Ihr Postfach auf individueller Ebene zu verwalten. Schwierig wird es jedoch, wenn E-Mail-Aufgaben auf ein Team verteilt werden müssen. Wenn das nach Ihrem Unternehmen klingt, sollten Sie in Erwägung ziehen, ein gemeinsames Postfach zu nutzen.

Was ist ein gemeinsames Postfach?

Ein gemeinsames Postfach bezeichnet ein E-Mail-Postfach, auf das mehrere Kollegen gleichzeitig zugreifen können. Jeder Benutzer behält dabei sein eigenes persönliches Konto, hat aber die Möglichkeit, Nachrichten aus bestimmten gemeinsamen Postfächern zu senden, zu lesen und zu verwalten.

Es ist ziemlich üblich, dass Unternehmen zunächst damit beginnen, Team-E-Mails zu verwalten, indem sie Mailinglisten erstellen, die Nachrichten an ihre entsprechenden Abteilungen weiterleiten (z.B. verkauf@, support@, etc.) oder indem sie die Anmeldedaten für eine dedizierte E-Mail-Adresse teilen. Dies funktioniert gut genug, wenn ein Team klein ist, aber wenn Ihr Personal und das E-Mail-Aufkommen zunehmen, kann es leicht passieren, dass Nachrichten durch das Raster fallen.

Die 11 besten gemeinsamen Postfach-Softwareoptionen für verbesserte Zusammenarbeit

Wenn Sie nach einer besseren Möglichkeit suchen, E-Mails in Ihrer Organisation zu verwalten, sind hier 11 gemeinsame Postfach-Tools, die jedem Team helfen können, besseren E-Mail-Support zu leisten.

• Help Scout

• Outlook shared mailbox

• Google Collaborative Inbox

• Groove

• Hiver

• Front

• Helpwise

• Drag

• HubSpot Service Hub

• Missive

• Gmelius

1. Help Scout

Das gemeinsame Postfach von Help Scout bietet viele Funktionen, die es Teams erleichtern, produktiv zu bleiben, nahtlos zusammenzuarbeiten und außergewöhnlichen E-Mail-Support zu liefern.

Reduzieren Sie die Komplexität für Ihr Publikum

Während einige E-Mail-Management-Tools Ihre Gespräche mit Ticketnummern und Login-Portalen unterbrechen, ist Help Scout für diejenigen, die sich an Sie wenden, unsichtbar. Sie erhalten nur eine hilfreiche Antwort auf ihre Fragen.

Zudem hat Ihr Team, wenn es ein Gespräch aufnimmt, sofortigen Zugriff auf das vollständige Profil des Absenders: Was er Sie zuvor gefragt hat, seine Kontohistorie und schnelle Links zu anderen internen Systemen.

Mit dem vollständigen Kontext, der ihnen sofort zur Verfügung steht, kann Ihr Team eine viel persönlichere und nützlichere Antwort geben, ohne ihre Reaktionszeiten zu verlangsamen. Außerdem muss niemand eine hin- und hergehende E-Mail-Kette durchleben, in der Sie nach Kontoinformationen fragen.

Reagieren und arbeiten Sie als Team im selben Raum zusammen

Wenn Sie die Hilfe eines anderen Mitglieds Ihres Teams benötigen, müssen Sie normalerweise dieses Gespräch aus Ihrem Postfach herausnehmen; sonst laufen Sie Gefahr, den Absender versehentlich in eine Nachricht zu kopieren, die privat sein sollte.

Das gemeinsame Postfach von Help Scout löst dieses Problem mit privaten Notizen, die in den E-Mail-Text eingefügt werden, aber nur für Mitglieder Ihres Teams sichtbar sind.

Hören Sie auf, sich gegenseitig auf die Füße zu treten

In Help Scout ermöglichen Kollisionsdetektionsanzeigen jedem, zu sehen, wer in Echtzeit an welchem Problem arbeitet. Es handelt sich um ein einfaches visuelles System: Ein gelbes Dreieck zeigt Ihnen an, dass ein anderer Benutzer das Gespräch betrachtet, und ein rotes Dreieck erscheint, wenn jemand anders auf das Gespräch antwortet.

Außerdem erlaubt die Kollisionsdetektion nicht, eine Nachricht zu senden, wenn eine andere Person während der Zeit, in der Sie an dieser Antwort gearbeitet haben, geantwortet hat.

Übernehmen und weisen Sie Anfragen zu

Gespräche in Help Scout können direkt einer Einzelperson zugewiesen oder an das richtige Team weitergegeben werden, sodass klar ist, wer für die Antwort verantwortlich ist.

Sie können auch nach dem Beauftragten sortieren, um sicherzustellen, dass nichts im Trubel untergeht, wenn ein Teammitglied für den Tag ausfällt oder das Unternehmen verlässt.

Sparen Sie Zeit und Mühe mit Workflows, Tags und gespeicherten Antworten

Ihre Teammitglieder sind am wertvollsten, wenn sie Zeit damit verbringen, Probleme zu verstehen und zu lösen - nicht wenn sie in einem chaotischen Postfach herumklicken und E-Mails sortieren.

Verwenden Sie Help Scout, um Tags zu setzen und Workflows zu erstellen, um gängige Aufgaben zu automatisieren. Zum Beispiel:

• Weisen Sie automatisch Abrechnungsprobleme dem Finanzteam zu.

• Identifizieren Sie dringende Probleme und erhöhen Sie deren Priorität.

• Geben Sie Ihrem Produktteam eine einfache Möglichkeit, Kundenfeedback zu bestimmten Themen zu überprüfen.

Außerdem können Sie, sobald Trends auftauchen, eine Bibliothek mit gespeicherten Antworten erstellen. Dies sind E-Mail-Vorlagen, die Ihnen die Mühe ersparen, die gleichen Antworten immer wieder tippen zu müssen.

Nutzen Sie Ihre Support-Gespräche, um eine bessere Organisation zu schaffen

Die Berichtswerkzeuge von Help Scout helfen Ihnen, einen Strom von Gesprächen in nutzbare Einblicke zu verwandeln. Verstehen Sie Ihre Kunden, Klienten, Studenten oder Patienten besser als je zuvor, indem Sie Fragen beantworten wie:

• Wann benötigen die meisten Menschen Hilfe und wie reaktionsfähig sind Sie zu diesen Zeiten?

• Welche Support-Kanäle möchten die Menschen nutzen und wie ändert sich das im Laufe der Zeit?

• Was halten die Menschen von einer neuen Funktion oder Dienstleistung und wie beschreiben sie sie?

• Bei welchen Arten von Fragen sind Sie am besten in der Beantwortung und welche sind mit geringerer Zufriedenheit verbunden?

Sie können auch den Zugang zu Ihren Help Scout-Daten über Ihre kundenorientierten Teams hinaus mit Light-Usern erweitern. Diese Benutzerrolle gewährt zusätzlichen Teammitgliedern Zugang zu hinter den Kulissen-Funktionen, wie der Möglichkeit, Gespräche anzusehen und zu verfolgen, private Notizen zu hinterlassen, Nachrichten zu erstellen und zu bearbeiten und Berichte anzusehen, ohne einen kostenpflichtigen Platz in Ihrem Konto zu belegen.

Light-User-Lizenzen sind in neuen Plus- und Pro-Plänen enthalten, was es einfach macht, die Sichtbarkeit zu erhöhen und in Ihrer Organisation zusammenzuarbeiten.

Bieten Sie mehr als nur E-Mail-Support

Ein gemeinsames Postfach ist nur eines der Tools, auf die Ihr Team Zugriff hat, wenn Sie sich für einen Help Scout-Plan anmelden. Sie können Help Scout auch verwenden, um eine Wissensdatenbank zu erstellen, Live-Chat-Support anzubieten und Besuchern proaktive Nachrichten oder Mikroumfragen zu senden, während sie Ihre Website durchsuchen.

Wenn Ihre Organisation Telefonsupport anbietet, können Sie die Integrationen von Help Scout nutzen, um diese Gespräche in das System zu leiten. Ihr Team kann Prioritäten setzen und effizienter arbeiten, wenn alles an einem zentralen Ort ist.

Preis: Kostenlose Testversion verfügbar. Die Pläne beginnen bei 20 $/Benutzer pro Monat.

2. Outlook shared mailbox

Beste gemeinsame Postfach-Software für sehr kleine Teams, die bereits Outlook nutzen.

Wenn Ihr Team Outlook verwendet und grundlegende Funktionen für gemeinsame Postfächer benötigt, könnte die Einrichtung eines gemeinsamen Postfachs in Outlook eine gute Wahl sein. Im Grunde genommen handelt es sich dabei um einen E-Mail-Ordner, zu dem Sie mehrere Personen einladen können.

Da es sich nicht wirklich um ein Tool handelt, das für die Skalierung ausgelegt ist, verfügt es nicht über viele Extras. Dennoch ist es für Teams, die bereits Outlook nutzen, ohne zusätzliche Kosten verbunden.

Preis: Kostenlos für Microsoft 365-Benutzer.

3. Google Collaborative Inbox

Beste gemeinsame Postfach-Software für sehr kleine Teams, die bereits Google Workspace nutzen.

Ähnlich wie das gemeinsame Postfach von Outlook, ermöglicht ein Google Collaborative Inbox Teams, ein gemeinsames Postfach einzurichten, das mit einer Google-Gruppe verknüpft ist.

Collaborative Inbox hat ein paar mehr Funktionen als Outlook, wie zum Beispiel die Möglichkeit, E-Mails bestimmten Mitarbeitern zuzuweisen und E-Mail-Status festzulegen. Obwohl es nicht so leistungsfähig wie andere Optionen auf dieser Liste ist, kostet es nichts zusätzlich, so dass es eine gute Option für kleine Teams sein kann.

Preis: Kostenlos für Google Workspace-Benutzer.

4. Groove

Beste gemeinsame Postfach-Software für kleinere Teams.

Wenn Sie auf der Suche nach einem guten Rundum-Support-Produkt für kleine Teams sind, ist Groove eine gute Wahl. Es verfügt über ein benutzerfreundliches, zugängliches gemeinsames Postfach mit Collaboration-Tools wie Gesprächszuweisungen, interne Kommentare, Erwähnungen und E-Mail-Vorlagen. Für Teams, die bereit sind, über den E-Mail-Support hinauszugehen, bietet Groove auch Live-Chat und Wissensdatenbankprodukte an.

Die Preispläne der Plattform sind wettbewerbsfähig, aber es fehlen einige wichtige Funktionen, die von den Mitbewerbern angeboten werden. Beispielsweise hat Groove kein Produkt für proaktiven Support, und ihre regelbasierten Automatisierungen funktionieren nur bei neuen, eingehenden Gesprächen. Andere Softwareoptionen, wie Help Scout, können Workflows automatisch auf bestehende Gespräche anwenden.

Preis: Kostenlose Testversion verfügbar. Die Pläne beginnen bei $12/Benutzer pro Monat.

5. Hiver

Beste gemeinsame Postfach-Software für Teams, die Gmail nutzen möchten.

Eine weitere Option für Teams, die Gmail nutzen, ist Hiver. Hiver fungiert als Add-on zu Gmail, um es robuster zu machen. Die Erweiterung erlaubt es Hiver-Abonnenten, nicht nur E-Mails über ein gemeinsames Postfach zu verwalten, sondern auch auf andere Kanäle wie Live-Chat und eine Wissensdatenbank auszuweichen.

Mit dem gemeinsamen Postfach von Hiver können Sie E-Mails bestimmten Personen zuweisen und Notizen hinzufügen. Weitere Funktionen des Lite-Plans beinhalten Kollisionsdetektion, gemeinsame Entwürfe und die Möglichkeit, Gespräche zu taggen. Die Software bietet auch Automatisierungs- und Analysefunktionen, aber es sollte beachtet werden, dass viele der fortgeschritteneren Funktionen nur in höherpreisigen Plänen angeboten werden.

Preis: Kostenlose Testversion verfügbar. Die Pläne beginnen bei $15/Benutzer pro Monat.

6. Front

Beste gemeinsame Postfach-Software für die private E-Mail-Nutzung.

Die meisten Tools für gemeinsame Postfächer werden verwendet, um eine Gruppen-E-Mail-Adresse (info@, etc.) zu verwalten. Wenn Ihr Team jedoch sowohl persönliche als auch gemeinsame E-Mail-Adressen bei der Beantwortung von Nachrichten verwenden möchte, könnte Front eine großartige Option sein.

Front bietet Funktionen zur E-Mail-Verwaltung sowie einige kollaborative Funktionen wie interne Kommentare, gemeinsame Entwürfe, vorformulierte Antworten und interne Diskussionen. Die Plattform unterstützt Live-Chats und Integrationen mit Drittanbietertools und verfügt auf ihren höherwertigen Plänen auch über erweiterte Funktionen wie Analyse, Automatisierung und CRM-Integration.

Preis: Kostenlose Testversion verfügbar. Die Pläne beginnen bei $19/Person pro Monat.

7. Helpwise

Beste gemeinsame Postfach-Software für Social Media Messaging.

Für Teams, die Support über Telefonnachrichten wie SMS oder WhatsApp und soziale Websites wie Twitter und Facebook anbieten, könnte Helpwise eine großartige Option sein.

Neben der Möglichkeit, E-Mail und Live-Chat-Kanäle anzubieten, verbindet sich Helpwise mit Messaging- und Social-Plattformen und ermöglicht es Ihnen, all diese Gespräche an einem Ort zu verwalten.

Preis: Kostenlose Testversion verfügbar. Die Pläne beginnen bei $12/Benutzer pro Monat.

8. Drag

Beste gemeinsame Postfach-Software für Teams, die Projektmanagement-Funktionen wünschen.

Drag ist eine weitere Option für Teams, die Google Workspace nutzen. Ähnlich wie Hiver ist Drag eine Erweiterung, die auf Ihrem bestehenden Gmail-Konto arbeitet. Dies sorgt für eine sanfte Lernkurve, wenn Sie die Plattform Ihrem Team zum ersten Mal vorstellen.

Drag hat alle Ihre Standardfunktionen für gemeinsame Postfächer wie E-Mail-Zuweisungen, Tagging, @Erwähnungen, gemeinsame Entwürfe und Kollisionsdetektion. Es hat auch eine Team-Chat-Funktion für eine einfache Zusammenarbeit mit Teamkollegen.

Das große Unterscheidungsmerkmal von Drag sind seine Projektmanagement-Fähigkeiten. Benutzer können zwischen visuellen Kanban-Boards oder Listenansichten wählen und Aufgaben und Checklisten zusammen mit ihren E-Mails einfach verwalten. Diejenigen, die sich für ihren kostenlosen Plan entscheiden, sollten beachten, dass Projektmanagement-Funktionen nur als Teil der kostenpflichtigen Pläne der Software enthalten sind.

Preis: Kostenloser Plan und Testversion verfügbar. Kostenpflichtige Pläne beginnen bei $5/Benutzer pro Monat.

9. HubSpot Service Hub

Beste gemeinsame Postfach-Software für Teams, die bereits HubSpot nutzen.

HubSpot ist bekannt für seine Vertriebs- und Marketing-Software, hat aber auch ein Produkt für Kundendienstteams. Der Service Hub hat die Grundlagen dessen, was notwendig ist, um eingehende Kommunikation zu verwalten, wie ein gemeinsames Postfach und grundlegende Berichtsfunktionen. Für diejenigen, die Interesse an einem Chat haben, haben sie auch ein Live-Chat-Produkt.

Teams fühlen sich oft zu HubSpot hingezogen wegen der Markenbekanntheit und der Tatsache, dass das Unternehmen einen kostenlosen Plan anbietet. Das Problem ist, dass alle besten Funktionen für wachsende Teams - Automatisierung, Benutzerrollen und ein Wissensdatenbank-Ersteller - nur in den kostenpflichtigen Plänen enthalten sind, die recht teuer sein können.

Dennoch könnte der Service Hub für diejenigen, die bereits HubSpot nutzen und von der Integration profitieren würden, eine gute Option sein.

Preis: Kostenloser Plan verfügbar. Kostenpflichtige Pläne beginnen bei 45 $ pro Monat (beinhaltet zwei Benutzerplätze).

10. Missive

Beste gemeinsame Postfach-Software für die Teamzusammenarbeit.

Missive ist ein weiteres Tool für gemeinsame Postfächer, das es Benutzern ermöglicht, alle ihre Geschäftse-Mails - individuelle und gemeinsame Konten - in einen einzigen Arbeitsbereich zu bringen. Das vereinheitlichte Postfach kann E-Mails, Social Media Nachrichten und Live-Chats verwalten. Die Plattform bietet eine Reihe von Funktionen wie vorformulierte Antworten, Gesprächszuweisungen, gemeinsame Labels und regelbasierte Automatisierung, um die Kontaktaufnahme zu erleichtern.

Im Hinblick auf die Zusammenarbeit machen Missives kollaboratives Schreiben, Teamchat und Workflow-Funktionen es einfach, dass Teams in Echtzeit zusammen an Anfragen arbeiten. Die Plattform verfügt auch über andere ausgezeichnete Funktionen wie Aufgabenmanagementfähigkeiten und Kalenderintegrationen. Allerdings könnte das Fehlen eines Wissensdatenbank-Erstellers für einige Teams, die den Selbstservice schätzen, ein Problem sein.

Preis: Kostenloser Plan verfügbar. Kostenpflichtige Pläne beginnen bei $14/Benutzer pro Monat.

11. Gmelius

Beste gemeinsame Postfach-Software für das Management von E-Mail-Kampagnen.

Gmelius ist ein Add-on für gemeinsame Postfächer in Gmail, das eine Reihe von Funktionen wie interne Notizen, gemeinsame Labels, E-Mail-Zuweisungsfähigkeiten und Berichterstattung umfasst (obwohl auf ihrem Basistarif nur bis zu sieben Tage an Metriken verfolgt werden). Die Software hat auch Projektmanagementfunktionen durch Kanban-Boards. Sie können Aufgaben erstellen, Fälligkeitsdaten hinzufügen und diese Aufgaben verschiedenen Benutzern zuweisen.

Ein Schlüsselunterscheidungsmerkmal von Gmelius ist die Sequences-Funktion. Sie ermöglicht es Teams, mehrstufige E-Mail-Kampagnen in Gmail einzurichten, ohne dass sie ein zusätzliches Tool abonnieren müssen.

Preis: Kostenlose Testversion verfügbar. Pläne starten bei $12/Benutzer pro Monat.

Verwaltung von E-Mails mit einem gemeinsamen Postfach

Eine bessere Art der Kommunikationsverwaltung ist die Verwendung eines gemeinsamen Postfachs - dedizierter E-Mail-Management-Software, die alle Ihre eingehenden Kommunikationen an einem zentralen Ort zusammenführt, um es einfacher zu machen, E-Mail-Anfragen als Team zu verwalten.

Ein gemeinsames Postfach kann:

• Verantwortlichkeit schaffen: E-Mails können speziellen Teammitgliedern zugewiesen werden, was Transparenz gewährleistet und dafür sorgt, dass jeder weiß, für welche Nachrichten er verantwortlich ist.

• Zusammenarbeit fördern: Plattformen für gemeinsame Postfächer ermöglichen es Ihnen, andere Mitarbeiter zu markieren und Notizen für sie zu hinterlassen, wenn ihre Hilfe benötigt wird, um eine Anfrage zu lösen.

• Organisation und Produktivität steigern: Gemeinsame Postfächer verfügen in der Regel über Funktionen wie Tags und benutzerdefinierte Felder, die dabei helfen können, die Kommunikation zu organisieren, und sie haben oft Automatisierungsfunktionen, um bei wiederkehrenden Aufgaben zu helfen.

• Sicherheit verbessern: Jeder Benutzer hat seine eigenen Anmeldeinformationen, was den Zugang zu Ihrem Postfach sicher und geschützt hält.

• Ihre Bemühungen quantifizieren: Gemeinsame Postfächer verfügen über Berichts- und Analysefunktionen, die Einblicke in die Leistung Ihres Teams geben.

Aufrüsten zu einem gemeinsamen Postfach

Wenn Ihr Team Effizienzprobleme hat, übereinander hinwegarbeitet, wenn es versucht zu kollaborieren, oder ausgefeiltere Berichtswerkzeuge benötigt, um ihre Arbeit im Blick zu behalten, ist es wahrscheinlich an der Zeit, auf ein Tool für gemeinsame Postfächer wie die oben aufgeführten aufzurüsten.

Ein gemeinsames Postfach wird dazu beitragen, dass Ihre Kunden und Klienten qualitativ hochwertigen Support von Ihrem Team erhalten und dass Ihr Team die richtigen Werkzeuge hat, um die Arbeit zu erledigen.