11 options de logiciels de boîte de réception partagée

Si votre entreprise est comme la plupart, il y a de fortes chances que votre équipe passe beaucoup de temps à répondre aux e-mails. En fait, on estime que chaque personne envoie et reçoit en moyenne 127 e-mails professionnels par jour. Bien que ce chiffre puisse paraître élevé, la plupart des clients de messagerie ont des fonctionnalités comme les étiquettes et les filtres qui peuvent vous aider à dompter votre boîte de réception à un niveau individuel. Le point où les choses commencent à se compliquer, c'est lorsque les tâches liées aux e-mails doivent être partagées entre plusieurs membres de l'équipe. Si cela ressemble à votre entreprise, vous devriez envisager une boîte de réception partagée.

Qu'est-ce qu'une boîte de réception partagée ?

Une boîte de réception partagée est une boîte de réception de messagerie qui permet à plusieurs collègues d'y accéder simultanément. Bien que chaque utilisateur conserve son propre compte personnel, il a la possibilité d'envoyer, de lire et de gérer des messages à partir de boîtes aux lettres partagées spécifiques.

Il est assez courant pour les entreprises de commencer à gérer les e-mails d'équipe en créant des listes de diffusion qui acheminent les messages vers leurs départements concernés (par exemple, sales@, support@, etc.) ou en partageant les identifiants d'une adresse e-mail dédiée. Cela fonctionne assez bien lorsque l'équipe est petite, mais à mesure que votre personnel et le volume de vos e-mails augmentent, il devient facile de laisser passer des messages.

Les 11 meilleures options de logiciels de boîte de réception partagée pour une meilleure collaboration

Si vous cherchez une meilleure façon de gérer les e-mails au sein de votre organisation, voici 11 outils de boîte de réception partagée qui peuvent aider toute équipe à fournir un meilleur support par e-mail.

• Help Scout

• Outlook shared mailbox

• Google Collaborative Inbox

• Groove

• Hiver

• Front

• Helpwise

• Drag

• HubSpot Service Hub

• Missive

• Gmelius

1. Help Scout

Meilleur logiciel de boîte de réception partagée pour les équipes fournissant un support multi-canal.

La boîte de réception partagée de Help Scout a de nombreuses fonctionnalités conçues pour faciliter la productivité des équipes, permettre une collaboration fluide et fournir un support par e-mail exceptionnel.

Réduisez la complexité pour votre audience

Alors que certains outils de gestion des e-mails interrompent vos conversations avec des numéros de ticket et des portails de connexion, Help Scout est invisible pour ceux qui cherchent votre aide. Tout ce qu'ils reçoivent est une réponse utile à leurs questions.

De plus, lorsque votre équipe prend en charge une conversation, elle a immédiatement accès au profil complet de l'expéditeur : ce qu'il vous a demandé auparavant, son historique de compte et des liens rapides vers d'autres systèmes internes.

Avec le contexte complet à leur disposition, votre équipe peut donner une réponse beaucoup plus personnalisée et utile sans ralentir ses temps de réponse. De plus, personne n'a à subir une chaîne d'e-mails incessante où vous demandez des informations sur le compte.

Répondez et collaborez en équipe dans le même espace

Lorsque vous avez besoin de l'aide d'un autre membre de votre équipe, vous devez généralement sortir cette conversation de votre boîte de réception ; sinon, vous risquez de copier accidentellement l'expéditeur sur un message qui était destiné à rester privé.

La boîte de réception partagée de Help Scout résout ce problème avec des notes privées qui apparaissent en ligne avec le texte de l'e-mail mais qui ne sont visibles que par les membres de votre équipe.

Arrêtez de vous marcher sur les pieds

Dans Help Scout, les indicateurs de détection de collision permettent à tout le monde de voir qui travaille sur quel problème en temps réel. C'est un système visuel simple : un triangle jaune vous montre qu'un autre utilisateur est en train de consulter la conversation, et un triangle rouge apparaît si quelqu'un d'autre répond à la conversation.

De plus, la détection de collision ne vous permet pas d'envoyer un message si une autre personne a répondu pendant le temps où vous travailliez sur cette réponse.

Prenez et attribuez la propriété des demandes

Les conversations dans Help Scout peuvent être directement attribuées à un individu - ou confiées à la bonne équipe - de sorte qu'il soit clair qui est responsable de fournir une réponse.

Vous pouvez également trier par assignataire pour vous assurer que rien ne se perd dans la confusion si un membre de l'équipe est absent pour la journée ou quitte l'organisation.

Gagnez du temps et des efforts avec des flux de travail, des tags et des réponses enregistrées

Vos membres d'équipe sont les plus précieux lorsqu'ils passent du temps à comprendre les problèmes et à les résoudre - pas lorsqu'ils cliquent dans une boîte de réception en désordre pour trier les e-mails.

Utilisez Help Scout pour appliquer des tags et créer des flux de travail pour automatiser les tâches courantes. Par exemple :

• Attribuez automatiquement les problèmes de facturation à l'équipe financière.

• Identifiez les problèmes urgents et augmentez leurs priorités.

• Donnez à votre équipe produit un moyen facile de revoir les commentaires des clients sur des problèmes particuliers.

De plus, à mesure que des tendances se dessinent, vous pouvez construire une bibliothèque de réponses enregistrées. Ce sont des modèles d'e-mails qui vous aideront à ne pas avoir à taper les mêmes réponses encore et encore.

Utilisez vos conversations de support pour créer une meilleure organisation

Les outils de reporting de Help Scout vous aident à transformer un flux de conversations en informations exploitables. Comprenez vos clients, clients, étudiants ou patients mieux que jamais en répondant à des questions comme :

• Quand la plupart des gens ont-ils besoin d'aide et à quel point êtes-vous réactif pendant ces périodes ?

• Quels sont les canaux de support que les gens veulent utiliser et comment cela évolue-t-il dans le temps ?

• Que pensent les gens d'une nouvelle fonctionnalité ou d'un nouveau service et comment le décrivent-ils ?

• Quels types de questions êtes-vous le meilleur pour répondre et lesquelles sont associées à une moindre satisfaction ?

Vous pouvez également étendre l'accès à vos données Help Scout au-delà de vos équipes orientées client avec des utilisateurs légers. Ce rôle d'utilisateur accorde à d'autres membres de l'équipe l'accès à des fonctionnalités en coulisses, telles que la possibilité de voir et de suivre les conversations, de laisser des notes privées, de créer et d'éditer des messages, et de consulter des rapports sans occuper une place payante dans votre compte.

Les licences d'utilisateur léger sont incluses dans les nouveaux plans Plus et Pro, ce qui facilite l'augmentation de la visibilité et la collaboration au sein de votre organisation.

Fournir plus qu'un simple support par e-mail

Une boîte de réception partagée n'est qu'un des outils auxquels votre équipe a accès lorsque vous vous inscrivez à un plan Help Scout. Vous pouvez également utiliser Help Scout pour créer une base de connaissances, offrir un support de chat en direct, et envoyer des messages proactifs ou des micro-sondages à vos visiteurs pendant qu'ils naviguent sur votre site web.

Si votre organisation offre un support téléphonique, vous pouvez utiliser les intégrations de Help Scout pour acheminer ces conversations dans le système. Votre équipe peut prioriser et travailler plus efficacement avec tout en un seul endroit.

Prix : Essai gratuit disponible. Les plans commencent à 20 $/utilisateur par mois.

2. Outlook shared mailbox

Meilleur logiciel de boîte de réception partagée pour les très petites équipes qui utilisent déjà Outlook.

Si votre équipe utilise Outlook et a besoin d'une fonctionnalité de boîte de réception partagée de base, la création d'une boîte de réception partagée dans Outlook peut être un bon choix. En gros, c'est un dossier de courrier électronique auquel vous pouvez inviter plusieurs personnes à utiliser.

Comme il ne s'agit pas vraiment d'un outil conçu pour l'échelle, il n'a pas beaucoup de cloches et de sifflets. Cependant, pour les équipes qui utilisent déjà Outlook, cela ne coûte rien de plus.

Prix : Gratuit pour les utilisateurs de Microsoft 365.

3. Google Collaborative Inbox

Meilleur logiciel de boîte de réception partagée pour les très petites équipes qui utilisent déjà Google Workspace.

Très similaire à la boîte de réception partagée d'Outlook, une boîte de réception collaborative Google permet aux équipes de mettre en place une boîte de réception partagée associée à un groupe Google.

La boîte de réception collaborative a quelques fonctionnalités de plus que Outlook, comme la possibilité d'attribuer des e-mails à des employés spécifiques et de définir des statuts d'e-mail. Bien qu'elle ne soit pas aussi puissante que d'autres options sur cette liste, elle ne coûte rien de plus, donc cela peut être une bonne option pour les petites équipes.

Prix : Gratuit pour les utilisateurs de Google Workspace.

4. Groove

Meilleur logiciel de boîte de réception partagée pour les petites équipes.

Si vous cherchez un bon produit de support tout autour pour les petites équipes, Groove est un bon choix. Il dispose d'une boîte de réception partagée facile à utiliser, accessible avec des outils de collaboration tels que les attributions de conversation, les commentaires internes, les mentions et les modèles d'e-mails. Pour les équipes prêtes à passer au-delà du support par e-mail, Groove offre également des produits de chat en direct et de base de connaissances.

Les plans de tarification de la plateforme sont compétitifs mais manquent certaines caractéristiques clés offertes par ses concurrents. Par exemple, Groove ne dispose pas d'un produit de support proactif, et leurs automatisations basées sur des règles ne fonctionnent que sur les nouvelles conversations entrantes. D'autres options de logiciels, comme Help Scout, peuvent exécuter des flux de travail automatiquement sur les conversations existantes.

Prix : Essai gratuit disponible. Les plans commencent à 12 $/utilisateur par mois.

5. Hiver

Meilleur logiciel de boîte de réception partagée pour les équipes qui veulent utiliser Gmail.

Une autre option pour les équipes utilisant Gmail est Hiver. Hiver agit comme un complément à Gmail pour le rendre plus robuste. L'extension permet aux abonnés de Hiver de non seulement gérer les emails via une boîte de réception partagée, mais aussi de se diversifier vers d'autres canaux comme le chat en direct et une base de connaissances.

Avec la boîte de réception partagée de Hiver, vous pouvez attribuer des emails à des personnes spécifiques et ajouter des notes. Parmi les autres fonctionnalités du plan Lite, citons la détection de collision, les brouillons partagés et la possibilité de taguer les conversations. Le logiciel offre également des fonctionnalités d'automatisation et d'analyse, mais il convient de noter que de nombreuses fonctionnalités plus avancées ne sont proposées que sur des plans plus coûteux.

Prix : Essai gratuit disponible. Les plans commencent à 15 $/utilisateur par mois.

6. Front

Meilleur logiciel de boîte de réception partagée pour un usage personnel.

La plupart des outils de boîte de réception partagée sont utilisés pour gérer une adresse email de groupe (info@, etc.). Cependant, si votre équipe souhaite utiliser à la fois des adresses email personnelles et partagées lors de la réponse aux messages, Front pourrait être une excellente option.

Front offre des fonctionnalités de gestion des emails ainsi que certaines fonctionnalités collaboratives comme les commentaires internes, les brouillons partagés, les réponses préenregistrées et les discussions internes. La plateforme supporte le chat en direct et les intégrations avec des outils tiers, et elle dispose également de fonctionnalités plus avancées comme l'analytique, l'automatisation et l'intégration CRM sur ses plans de niveau supérieur.

Prix : Essai gratuit disponible. Les plans commencent à 19 $/personne par mois.

7. Helpwise

Meilleur logiciel de boîte de réception partagée pour la messagerie sur les réseaux sociaux.

Pour les équipes qui fournissent un support par le biais de messages téléphoniques comme SMS ou WhatsApp et de sites sociaux comme Twitter et Facebook, Helpwise pourrait être une excellente option.

En plus d'offrir des canaux de messagerie électronique et de chat en direct, Helpwise se connecte avec les plateformes de messagerie et sociales, vous permettant de gérer toutes ces conversations en un seul endroit.

Prix : Essai gratuit disponible. Les plans commencent à 12 $/utilisateur par mois.

8. Drag

Meilleur logiciel de boîte de réception partagée pour les équipes souhaitant des capacités de gestion de projet.

Drag est une autre option pour les équipes qui utilisent Google Workspace. Tout comme Hiver, Drag est une extension qui fonctionne au-dessus de votre compte Gmail existant. Cela permet une courbe d'apprentissage douce lors de la première présentation de la plateforme à votre équipe.

Drag possède toutes les fonctionnalités standard de boîte de réception partagée comme l'attribution d'e-mails, l'étiquetage, les mentions @, les brouillons partagés et la détection de collision. Il a également une fonction de chat d'équipe pour faciliter la collaboration entre les coéquipiers.

Le grand différenciateur pour Drag est ses capacités de gestion de projet. Les utilisateurs peuvent choisir entre des tableaux kanban visuels ou des vues de liste et gérer facilement les tâches et les listes de contrôle avec leurs e-mails. Ceux qui cherchent à opter pour leur plan gratuit doivent noter que les fonctionnalités de gestion de projet ne sont incluses que dans les plans payants du logiciel.

Prix: Plan gratuit et essai disponible. Les plans payants commencent à $5/utilisateur par mois.

9. HubSpot Service Hub

Meilleur logiciel de boîte de réception partagée pour les équipes qui utilisent déjà HubSpot.

HubSpot est bien connu pour ses logiciels de vente et de marketing, mais il propose également un produit destiné aux équipes de service à la clientèle. Service Hub a les bases de ce qui est nécessaire pour gérer les communications entrantes, comme une boîte de réception partagée et des capacités de rapport basiques. Pour ceux qui sont intéressés par le chat, ils ont également un produit de chat en direct.

Les équipes sont souvent attirées par HubSpot en raison de la reconnaissance de la marque et du fait que l'entreprise offre un plan gratuit. Le problème est que toutes les meilleures fonctionnalités pour les équipes en croissance - automatisation, rôles d'utilisateur et constructeur de base de connaissances - ne sont incluses que dans les plans payants, qui peuvent être assez coûteux.

Néanmoins, pour ceux qui utilisent déjà HubSpot et qui bénéficieraient de l'intégration, Service Hub pourrait être une bonne option.

Prix : Plan gratuit disponible. Les plans payants commencent à 45 $ par mois (comprend deux sièges d'utilisateur).

10. Missive

Meilleur logiciel de boîte de réception partagée pour la collaboration en équipe.

Missive est un autre outil de boîte de réception partagée qui permet aux utilisateurs de rassembler tous leurs e-mails professionnels - comptes individuels et partagés - dans un seul espace de travail. La boîte de réception unifiée peut gérer les e-mails, les messages des réseaux sociaux et le chat en direct. La plateforme dispose d'une multitude de fonctionnalités comme les réponses préenregistrées, les attributions de conversations, les étiquettes partagées, et l'automatisation basée sur des règles pour faciliter la gestion des contacts.

En termes de collaboration, l'écriture collaborative de Missive, le chat d'équipe, et les fonctionnalités de flux de travail rendent facile pour les équipes de travailler ensemble sur les demandes en temps réel. La plateforme a également d'autres excellentes fonctionnalités comme les capacités de gestion des tâches et les intégrations de calendrier. Cependant, l'absence d'un constructeur de base de connaissances peut être un problème pour certaines équipes qui valorisent l'auto-service.

Prix : Plan gratuit disponible. Les plans payants commencent à 14 $/utilisateur par mois.

11. Gmelius

Meilleur logiciel de boîte de réception partagée pour gérer les campagnes d'email.

Gmelius est un complément de boîte de réception partagée pour Gmail qui comprend un certain nombre de fonctionnalités comme les notes internes, les étiquettes partagées, les capacités d'attribution d'email, et les rapports (bien que sur leur plan de base, ils ne suivent que jusqu'à sept jours de métriques). Le logiciel a également une fonctionnalité de gestion de projet grâce aux tableaux kanban. Vous pouvez créer des tâches, ajouter des dates d'échéance, et attribuer ces tâches à différents utilisateurs.

Un élément différenciateur clé pour Gmelius est sa fonctionnalité Sequences. Elle permet aux équipes de configurer facilement des campagnes d'email en plusieurs étapes dans Gmail sans avoir à s'abonner à un outil supplémentaire.

Prix : Essai gratuit disponible. Les plans commencent à 12 $/utilisateur par mois.

Gestion des emails en utilisant une boîte de réception partagée

Une meilleure façon de gérer la communication est d'utiliser une boîte de réception partagée - un logiciel de gestion d'email dédié qui rassemble toutes vos communications entrantes en un seul endroit centralisé, ce qui facilite le suivi des demandes d'email en équipe.

Une boîte de réception partagée peut :

• Créer de la responsabilité : Les e-mails peuvent être attribués à des membres spécifiques de l'équipe, assurant la transparence et faisant en sorte que tout le monde sait quels messages ils sont responsables.

• Promouvoir la collaboration : Les plateformes de boîte de réception partagée vous permettent de taguer et de laisser des notes pour d'autres employés lorsque leur aide est nécessaire pour résoudre une demande.

• Augmenter l'organisation et la productivité : Les boîtes de réception partagées ont généralement des fonctionnalités comme les tags et les champs personnalisés qui peuvent aider à garder les communications organisées, et elles ont souvent des fonctionnalités d'automatisation pour aider avec les tâches répétitives.

• Améliorer la sécurité : Chaque utilisateur a ses propres informations de connexion, ce qui permet de garder l'accès à votre boîte de réception sûr et sécurisé.

• Quantifier vos efforts : Les boîtes de réception partagées sont dotées de capacités de reporting et d'analytique, offrant des insights sur les performances de votre équipe.

Mise à niveau vers une boîte de réception partagée

Si votre équipe rencontre des problèmes d'efficacité, si elle travaille les uns sur les autres lorsqu'elle essaie de collaborer, ou si elle a besoin d'outils de reporting plus sophistiqués pour suivre son travail, il est probablement temps de passer à un outil de boîte de réception partagée comme ceux listés ci-dessus.

Une boîte de réception partagée contribuera grandement à garantir que vos clients et clients reçoivent un support de qualité de la part de votre équipe et que votre équipe dispose des bons outils pour faire le travail.